ts对团队效率的探索、反思、设想


       不少朋友应该知道,我在某个社团的待了小半年的时间,这段时间特别忙,但我觉得还是比较有意思的。因为在这段时间里,我亲身体验了团队效率低是什么样的感觉,无论是文件管理上去看还是从开会效率、成员管理上去看。 在这个过程中,我尝试引入一些新的方法和思路去改善这点,好的方面是,确实有明显的改善。

       其实这和工具有着非常大的关系,大学里常用的几个软件,QQ、微信、百度云(不理解为什么到现在还没有使用邮箱的习惯)。
       这些软件都存在一些问题。

       QQ,功能复杂、消息容易混乱、有人不用、文件管理功能低下。

       微信,根本没有文件管理功能,只能用来瞎聊天,扯扯淡。

       百度云,限速,同一个账号通常是多个人在使用。



       以上是比较笼统的概念,下面我举一些比较实际性的问题。

       团队效率的低下,很能体现在群内消息的混乱。
       一项活动的进行,不同部门会被分配不一样任务,所以一个群里就特别容易出现许多与自己不相干的消息,除此之外消息也还特别容易被淹没。所以包括我在内,许多人都把群消息屏蔽了。

       再来是文件的混乱。
       文件的存放不仅没有层次,有时甚至会有多个不同版本的文件产生,而这些版本有时候就这么都堆在群里。由于管理者的文件管理意识有强有弱,这个情况还极有可能变得更糟。

       开会的效率。
       我遇到一次,管理者光是在宣布未来日程规划上就用了十多分钟(这其实非常浪费时间 后文我对这点做补充)。

       其他的痛点当然还有许多,总体的感受就是拖拉、混乱。 

文件管理混乱

       我那么追求高效的一人,想了不少办法、找了不少工具尝试解决这些,把这一过程遇到的痛点、解决方法、反思记录下来供大家参考和批判。


       因为文件的管理在我当时的社团里是非常重要的一件事,所以我首要尝试解决的问题就是这个。

       云的概念深深的植入于我心,我找到的方案就是坚果云。
 

 

       考虑到钱的问题,所以在当时坚果云也就这么不了了之了,仅仅是在我们团队的几个核心中对文件需求最大的几个人推广使用,但就这样,在文件管理上,对于团队的效率提升也是非常明显的。

群内消息混乱

 

要想解决这个问题,首先还是得先去分析这个问题。

 

消息无非分为两种,必要的和不必要的。

先说我认为的必要内容,例如临时变更的广播通知和比较紧急的事项才可以算得上必要,换句话说,能体现得出即时通讯的特点的消息才可以算得上必要内容。

而我认为不必要的内容,这部分内容通常占据了群内消息的大多数,通常都是工作事项的安排和待办事项,有时同样内容的消息还是重复的。例如早上10点一条“今天晚上八点在XXX开会”,下午5点又一条“今天晚上八点在XXX开会,不要忘记了哦”。像这种信息出现在即时通讯软件里是不大必要的,频繁的出现这类消息很可能就会遇到像我这样的人,直接免打扰(像我这样的人10个里面可能就有5、6个),所以最后群里很多人都不知道有这条消息……

 

 

这部分信息既然不出现在通讯软件上,那么自然是要用不同的软件去替代它获取这一部分的信息——日历和Todo-List。

之前在写公众号的时候就介绍过了,当时介绍的是Google Calendar,光是国内不可用这点就可以劝退绝大多数人了。在经过又一段时间和软件的打磨之后,根据我使用的设备(一队杂牌军),我又对GTD的软件和看法有了新的选择和思考。

 

软件的选择上,将Calendar和Todo-List的部分分开,Calendar还是继续使用Google家的,但Todo-List选择了微软家的Microsoft Todo-List。

主要还是因为Google的跨平台性还是不如微软,另外Todo-List的功能复杂度上也不如微软,在电脑端无论是Mac OS还是Windows都只能使用Chrome或是封装的网页版来实现消息通知的功能。

另外微软家的产品不仅国内可用,而且已经全面实现了Dark Mode。

 

在软件上完成选择之后,就到了实际应用的时候。和Google家的产品一样,可以将日历和待办事项同步分享给成员,这一过程也都只需要一封邮件,收到确认后,在设定好的时间所有成员手机电脑将都能收到通知。这样一来,可以减少在即时通讯上那些大量的不必要的通知。

 

当然这一切都是非常象牙塔的设想,只要是效率工具都是需要学习成本的,而不是每一位大学生都愿意花这个时间的,所以在学生群体中想要大家都去使用这样的方式去管理日程是有非常大的推行阻力的(企业上推行非常简单 使用强制手段就可以了)。

 

开会效率低

 

这是一个非常折磨人的过程,一次开会可能需要一小时两小时的时间去折腾,把大家好不容易凑出来都有空的时间浪费了。管理者委屈,成员憋屈。

 

是因为管理者没有花功夫在这件事上面吗?不是,管理者也非常委屈,牺牲了大量的休息时间。

 

说到底这还是方法的问题,就像前文说的,光是宣读未来日程规划这件事。当时大概是做了将近两个月的日程规划,基本上每周都挺忙,事也特别多。所以管理者在开会的时候把这些日程项目和时间从密密麻麻的开会准备本本上密密麻麻的念了出来……十分钟过去了,ta还在讲。

你能说ta不努力吗?

但方法确实是有问题,完美的设想中ta完全可以使用上文所说的Calendar同步给所有人,就是贴近大家的使用习惯,也可以制作一份Excel日历表格写出这两个月的日程规划在开会之前就把它分享出来,完全不用像这样浪费时间。

 

以上当然是比较具体的问题的分析和解决,那么开会效率低下的根源是什么呢?其实是缺乏逻辑性。在准备开会这件事的时候缺乏逻辑性,想到一样是一样。但不用怀疑自己,因为这其实非常正常,人正常的思维模式就是这样的。

 

解决方法就是去整理这些想到一出是一出的事,用Xmind就可以很好的解决这个问题。你完全可以把突然想到的上一件事和下一件事都记下来,想到哪里记到哪里。这个方法适用场景非常广,不仅是开会、学习,其实连写一篇文章都可以用这个方法,比如我此时此刻在写这篇文章的时候就是对照着用Xmind写的大纲。文章的内容比较多很容易忘,这种方法能够很好的解决这个问题。

 

本文用到的Xmind大纲

 

 

 

提高效率的方法还包括在开会时做记录,直接在Xmind上做记录也可以,用Evernote做记录也可以(因为Xmind是可以分享到Evernote上的)。

 

如果大家都有这个习惯,把开会决定后的任务分配做到Todo-List里面分享给成员自然是更加高效。

 

像是这样的高效会议最多最多十几二十分钟也可以结束了,如果需要大家讨论的事情不多几分钟就可以结束了。另外不是什么事都需要用开会解决的……很多事情一个通知、一个Calendar、Todo-List就可以搞定了。

时隔半年 再次思考

 

因为最近重新开始玩起了blog,才发现有个功能被我遗忘在角落了——ftp。ftp这项技术在很早之前就出现了,早年应用非常广(小学的时候大家基本用的都是ftp),近些年来随着“云”这个概念的兴起,ftp的部分场景才逐渐被“云”给替代。

 

后来我就想,ftp在我们的生活中到底还能做什么,思考了好久,才想到或许这是一个坚果云的替代方案。

 

上文提到,坚果云什么都好就是价钱不合适。而反观一台VPS(虚拟个人服务器)基础款的存储空间,不仅能满足学生群体的使用,而且价钱非常诱人,速度方面也不像百度云一样限速那么恶心,完全取决于vps和你之间的通讯(假如vps在国外 没有特殊上网服务 自然是要慢一点的)。另外搭建上也非常的简单,只要有耐心,小白都能操作。

 

便宜的方案自然是有它的弊端,比如对管理者的要求更高,哪怕教程再小白、再简单,总是需要人去折腾一番。另外相比于坚果云,它的权限管理能力更弱(常规上无法精确到某个人,但可以精确到某一些群体)。文件容灾能力也更差,但也还是有不是那么完美的解决方法的

而如果你愿意折腾,又或是站在开发者的角度去解决这个问题的话,那情况可能又不大一样。我相信网上肯定是有相关的教程专门去解决这个问题的。


如果我没记错的话,ftp上的文件是可以设置只读属性的(这个就需要去Google了),这样一来重要的文件通知既方便所有成员查看,也不怕哪个无心人或是有心人改掉了。

可以看到其实宝塔Linux的管理界面下ftp的权限管理也不是那么的差,至少你还可以用户用不同的登录名和密码访问不同文件夹,而更上一级的文件夹是访问不了的,所以根据这个特性,其实还是可以做出具有权限管理的文件管理系统。


另外,还有一点没有说到,跨平台性。因为ftp本身这个协议就不封闭,所以各个操作系统上的表现都在可以接受的水平之上。


Windows,现阶段我没有具体测试,但根据我以前的使用印象(如果没记错的话),应该是几个消费者常用的操作系统中支持的最好的一个平台,基本需要的功能都有。


Mac OS上就不是那么的完美,只能支持读取不能写入(大概是和mac os的文件格式系统有关),好在有开源免费的软件可以使用,也不是那么糟糕。


至于Android和IOS,在各自的Google Play和Apple Store上都有ftp软件可以使用。



从理论上来看ftp并没有特别大的硬伤,可惜目前条件有限,缺少具体在某一个团队下的实践,也就是常说的纸上谈兵,如果以后有机会可以尝试实验一下。


最后


并不是每个社团能教很多干货,但这不代表参与大学的组织没有任何的作用,至少我在我参与的两个组织里都是充满了实验性的乐趣还有实验过程中令人深思的问题。

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